Lényegesen egyszerűsödik majd az ügyintézés, továbbá a hivatalos dokumentumok ellenőrizhetően követhetőek lesznek. Nem vitás, további lényeges lépést fogunk tenni az elektronikus ügyintézés irányában. Felmerülhet ugyanakkor a kérdés, hogy miért van szükség cégkapura, amikor már több mint 10 éve megbízhatóan működik az ügyfélkapu rendszere? Indok lehetne, hogy a bevezetést a technikai fejlődés tette szükségessé, de az igazi ok az az, hogy a cégkapu közvetlenül a gazdálkodó szervezetekhez kötődik, míg az ügyfélkapu a magánszemélyekhez. Ennek megfelelően a későbbiekben a gazdálkodó szervezetek részére széles körben kiterjesztésre kerülő elektronikus ügyintézés és kommunikáció várhatóan lényegesen hatékonyabbá, valamint egyszerűbben követhetővé válik. Ez persze rövidtávon plusz terhet jelenthet, továbbá egy új folyamatot kell majd elsajátítani és alkalmazni, de nem volt ez másként az ügyfélkapu bevezetésekor sem, ami mára már napi rutinná vált. Kiknek kell cégkaput használniuk? Gazdálkodó szervezet alatt nem csak a gazdasági társaságokat kell értenünk, hanem a polgári perrendtartásról szóló törvényben nevesített további több mint 20 szervezetet is.
Csak példaként előrevetítjük, hogy a jövőben nagy valószínűséggel már nem egy magánszemély ügyfélkapuján, hanem a cégkapun keresztül fog történni a szervezet nevében a NAV felé a bevallásbenyújtás, az elektronikus kommunikáció. Ugyanígy nem egy magánszemély e-mail címére, hanem a cégkapus e-mail címre, illetve ha az állandó meghatalmazott egy könyvelő cég, akkor annak cégkapus e-mail címére fognak érkezni a NAV-dokumentumok is. A későbbiekben pedig az államigazgatás más területei is csatlakozni fognak ehhez a platformhoz a különböző cégügyekben.
A regisztrációval a bejelentés megtörténik, egyelőre nincs további dolgunk. A cégkapu-regisztráció során ezekre érdemes odafigyelni Sok tájékoztatóban az olvasható, hogy regisztrálni csak a gazdálkodó szervezet olyan képviseletre jogosult tagja tud, aki rendelkezik a magánszemélyek elektronikus ügyintézésére szolgáló ügyfélkapus hozzáféréssel, vagy elektronikus személyazonosító igazolvánnyal. Ha tehát nincs ilyen képviselő, akkor az ügyfélkapus regisztrációt az okmányirodában vagy kormányablakban időpontfoglalással, személyesen kell elvégezni. Ugyanakkor a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. telefonos tájékoztatása is megerősítette, hogy az erre adott meghatalmazással, továbbá a szervezet hatósági nyilvántartásában való szereplését igazoló okiratokkal és ügyfélkapuval rendelkező személy – tehát akár a cég könyvelője vagy adótanácsadója is– el tudja végezni a szervezet helyett a cégkapu-regisztrációt! Fontos ugyanakkor, hogy ehhez csatolni kell a képviseletet igazoló okiratokat, magának a szervezetnek a hatósági nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratokat, és büntetőjogi felelősség tudatában nyilatkozni kell, hogy a csatolmányok valósak.
A fentiekből látszik, hogy valójában nem olyan bonyolult az elektronikus ügyintézés, mint amilyennek tűnik. Nagyon röviden leírható egy evolúciós képlettel: 1. Magánszemély (ügyfélkapu) 2. Képviselt cégek (cégkapu) 3. Kibocsátott számlák (online számla)
(Most egyéb, különleges esetekre, mint pl. több képviselő, vagy civil szervezet, stb. nem térünk ki külön, de a jelen útmutató leírásának analógiájára azok a műveletek is könnyedén elvégezhetőek. ) Az előjövő, új képernyőn már nagyon oda kell figyelni, hiszen itt történik meg a tényleges regisztráció: itt kell bejelölni, hogy a cégképviseletre jogosultak vagyunk, itt adjuk meg a hozzájárulást, hogy a cégképviselet jogosultságának ellenőrzésére, itt kell megadni a képviselt cég adószámát, itt kell megadni (kétszer beírni) az előkészületek során létrehozott cégkapus email címet, majd, ha mindent rendben találtunk, itt kell elvégezni a tényleges regisztrációt. A rgisztrációs eljárás következő lépéseként a rendszer a cégkapumegbízott személy adatait mutatja (alapesetben, ez saját magunkkal egyezik meg, nagyobb cégek esetében célszerű egy előre meghatározott szabályzat szerinti adatokat megadni. ) A cégkapumegbízott nem más, mint ennek a speciális tárhelynek az adminisztratív kezelője, a működtetés felelőse.
Mielőtt bárki a kardjába dőlne a NAV kapcsolattartási felületek láttán / hallatán, lássuk, egy átlagos cégvezető esetében mit is kell tudni / érteni? Hagyjatok, majd a könyvelő megoldja! Mikor először olvastam Michael E. Gerber – A V mítosz című könyvet, akkor láttam először a legnagyszerűbb igazságot a legegyszerűbb formában leírva: Nem attól vagy vállalkozó, hogy kiváló szakember vagy és semmi más nem érdekel! Azaz, attól, hogy szerelmes vagy abba, amit csinálsz, még nem vagy vállalkozó, cégvezető. Ha annak tekinted magad, nem húzhatod ki magad a saját céged bizonyos dolgai alól. Azaz: A könyvelőnek nem az a dolga, hogy vezesse a céged, ha Neked ehhez nincs kedved, semmi gond, ne légy cégvezető! 3 felület, amit cégvezetőként ismerned kell Minden magyar magánszemélynek (függetlenül attól, hogy cégvezető-e, vagy sem) lehet saját ügyfélkapuja. Cégek vezetőinek viszont egyenesen biztosan van. Az ügyfélkapun rengeteg dolgot intézhetünk elektronikusan: házasodhatunk, gépjárművet kérdezhetünk le, megnézhetjük, fizetik-e utánunk a járulékokat, betegtörténetünket áttekinthetjük, okmányirodai időpontot foglalhatunk, stb.
Nagyon leegyszerűsítve a kérdést, a Cégkapu egy olyan központi szolgáltatás, amely' a Személyes Ügyfélkapu "ikertestvére", és azt a célt szolgálja, hogy a gazdálkodó szervezetek és a hivatalos szervek az egymás közötti levelezésüket papíralap helyett ezen az elektronikus felületen tegyék meg. A Cégkapu használata 2018. január 01-től kötelező, 2017. augusztus 31-ig a Cégkapu regisztráció elvégzése kötelező. (2017. december 31-ig a regisztráció büntetés nélkül végezhető el, de nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni…) A Cégkapu regisztráció alapesetben nem túl bonyolult, de az SKNB csapata úgy vélte, hogy egy Cégkapu regisztrációs útmutatóval megkönnyíthetjük az Ügyfeleink, és más gazdálkodó szervezetek életét. Javasoljuk, hogy nyomtassák ki ezt az útmutatót, és a siker érdekében gondosan kövessék a képekkel illusztrált lépéseket: AZ ELŐKÉSZÜLETEK Hozzunk létre (vagy kérjük meg az informatikust, vagy a szomszéd Pistikét) egy e-mail címet, amely kizárólag a Cégkapura érkező, onnan küldendő email-ek kezelésére fog szolgálni.
Az Ügyfélkapuhoz hasonló Cégkapun keresztül a cégek, alapítványok, gazdálkodó szervezetek online tartják majd a kapcsolatot a hivatalokkal, dokumentumokat küldhetnek, fogadhatnak, így személyes ügyintézés nélkül, kényelmesebben és gyorsabban intézhetik a cégügyeiket. A regisztrációt az e-ügyintézési törvény alapján augusztus végéig kell elvégezni, a törvény azonban egy átmeneti felkészülési időszakot biztosít, így ez 2017. december 31-ig hátrányos jogkövetkezmények nélkül tehető meg. Az illetékes hatóságok 2018. január 1-jétől jogosultak lesznek a törvényességi felügyeleti eljárás vagy hatósági ellenőrzés megindítására azon gazdálkodó szervek esetében, amelyek nem regisztráltak.